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L’organisation d’un événement professionnel est une tâche qui, bien qu’elle puisse paraître facile pour certains, doit être réalisée avec le plus grand sérieux. Quel que soit l’événement professionnel (séminaire, salon, team building, etc.) que vous souhaitez organiser, voici quelques conseils qui vous aideront à réussir votre organisation.

Définir en détail son projet et créer son événement pas à pas

Avant de passer à la création proprement dite de votre projet, il est important d’organiser au préalable une réunion avec votre entreprise ou organisation, afin de circonscrire le cadre de l’événement. Vous devrez donc définir le public ou les clients, le budget, la ou les dates, les messages à véhiculer, etc., afin d’avoir une idée claire de l’événement. Vous pouvez aussi bien imaginer un thème pour cette soirée. Par exemple, tout le monde en noir en blanc pour un événement sur le thème de la Bretagne. Pensez à créer un instant inoubliable, un highlight en projetant une vidéo, en organisant un spectacle, l’arrivé d’une guest star, une distribution d’objets publicitaires, etc.

Dès lors que c’est fait, vous pourrez démarrer la création étape par étape de votre projet. Il s’agira ici de définir les besoins à savoir la location de la salle, l’appel à un traiteur pour entreprise, et bien plus encore.

Consulter les prestataires et les choisir en fonction des besoins

Après avoir établi votre programme dans les moindres détails, vous pouvez rechercher les différents prestataires et leur soumettre votre demande de devis. Si vous organisez par exemple, un repas d’entreprise ou un cocktail dînatoire, le fait de connaître avec précision votre budget et le nombre de personnes conviées permettra à un traiteur d’entreprise comme Ruffault par exemple de vous établir un devis le plus précis possible. Il est également important de choisir son prestataire en fonction de ses besoins. Cela améliorera les chances de réussite de votre événement.

Dresser une check-list et envoyer des invitations

Parce qu’il est impératif de ne rien oublier avant, pendant et après l’événement, il est important de dresser une check-list. Remplissez-la au fur et à mesure de l’évolution de votre projet et n’hésitez pas à l’allier à un système d’alarme. Intégrez également à votre check-list les délais nécessaires pour la réalisation de certaines tâches. Qu’il s’agisse d’un colloque, d’un cocktail dînatoire, d’un repas d’entreprise, ou d’une autre forme d’événement, n’oubliez surtout pas d’envoyer les invitations au moins trois semaines à l’avance, et de relancer une semaine avant l’événement.

Réaliser une série de tests avant l’événement

Dans la mesure du possible, n’hésitez pas à repérer les lieux la veille de votre événement et à tester les équipements. Vous pouvez également contacter le traiteur et lui faire part par exemple de quelques précisions concernant le buffet, le déjeuner ou le cocktail, surtout si vous comptez des personnes allergiques parmi vos invités.

Une fois tous ces points observés, vous êtes assurés que votre événement se déroulera en bonne et due forme.

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